PREP法とは(読了時間:2分49秒)

「伝わらない」を克服し、しっかり伝えるコツはPREP法をマスターすることです。

PREP法の「PREP」とは、「Point」「Reason」「Example」「Point」のイニシャル(頭文字)を取った用語です。

PREP法はビジネス文書やプレゼンテーションの場面でよく使われている文章の雛形で、簡潔に要点がわかるフォーマットです。

このフォーマットは最初に結論を伝え、次にその理由を説明し、事例で理由を補強し、最後に結論を再度提示するストーリー展開となっています。

では以下に、4つの文章構成を説明していきましょう。

1.Point(結論)

まず、「~に関しての結論は~です」とはじめに結論を述べます。

PREP法の最大のキモは、「最初に、文章の要点(結論)をもってくること」です。

こうすることで、聴き手にこれから行なわれる説明の道筋を示します。

なぜ、結論を先に言うかというと、人は最初の文章の読み始めや、話の出だしの30秒程度が最も集中力が高いといわれているからです。

人に何かを伝えたい、理解してもらいたい、納得してもらいたい、そう思って文章を書くのであれば、まずは結論を先に伝えた方が効果的です。

そしてこのことが、PREP法が、よく「ビジネス文書」に利用されている理由でもあるのです。

ビジネス文書は、具体的には部下から上司へ「何かしらの報告書」だったり「企画の提案書」だったりがほとんどです。

このとき、書類を作成する部下が最も気をつけなければならないのが、「最も主張したいことを、はじめにもってくる」ことです。

ビジネスマンは、時間がありません。会話でも「結論からさきに言いなさい」とよく言われるものです。

そこで、「読み手」が書類を見た時に、最初の一文を見ただけで要件がわかるように配慮する必要があるのです。

2.Reason(理由)

冒頭に述べた結論について、「なぜならば~だからです」とその判断の理由を示します。

人は相手が何らかの結論を主張したら、たいていはすぐに「なぜ?」「どうして?」という疑問を真っ先に考えます。

あなたが結論を主張した直後に出てくるでろう相手の「なぜ?」という疑問をある程度想定したうえで、その疑問に対する理由と具体例をあらかじめ用意する必要があるわけです。

だから、その後には必ず「なぜなら・・・」「というのも・・・」という風に続けて、理由を提示します。

「主張したら理由を必ず伝える」これを忘れてしまうと、説得力に欠けてしまうので十分注意が必要です。

またその際は自信を持って端的に伝えるようにすることがコツです。

3.Example(根拠)

「例えば~という事実があります」と理由の根拠となる具体例を示します。

理由を説明するときに、とくに重要になってくるのが、その理由を裏付ける具体的な根拠を事前に準備しておくことです。

聴き手にとっては結論、理由、裏付けとなる具体例と話がかみくだかれていくので非常にわかりやすい展開になります。

課題やニーズの確認、結論に至る理由の論理展開ともに、できれば定量的で客観的、信頼度の高い「データ」で根拠を示すことがコツです。

また、実際に起きた事実を示すことも具体的な根拠となり説得力が増します。

4.Point(まとめ)

「ですから、~の結論となりました」と最後にもう一度、結論を聞き手に印象づけます。

PREP法では抽象的な結論からはじまって、具体的な理由と具体例を経由して、最後に再び最初の結論へと還ってくることで、文章にまとまり感や納得感を出すことができます。

最初に主張した結論から、いろいろな具体例に話が行って遠ざかった後というのは、読み手の頭のなかでは、最初の結論が追いやられて、一体、なんの話だったのかを忘れてしまいがちです。

そこで、また最初に戻ってきて、最後に結論を提示することで、結論を再度、念押しすることができるわけです。

PREP法の話し方のフレーズ

PREP法の話し方のフレーズをまとめておきますので参考にしてみてください。

P(結論)

・結論から申しますと
・私は〇〇だと考えます
・私がここで伝えたいのは
・一番大事なことは

R(理由)

・なぜなら
・その理由は
・どうしてかというと
・というのも

E(根拠)

・たとえば
・具体的に申しますと
・例を挙げると
・データで見てみると

P(まとめ)

・ですから
・以上のようなことから
・まとめますと
・結果として

文章はセンスが大事だと思われがちですが、それよりも型(フォーマット)マスターするほうが「伝わりにくい」を克服し、しっかりと伝えられるようになります。

相手に何か伝えたいことのある文章を書きたいのであれば、まずは、このPREP法を意識して書いてみるとよいでしょう。

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