5W1Hとは(読了時間:5分22秒)

「5W1H」は、他者に情報を伝えるときに欠かせない要素のひとつです。

文章を書くときの基本として、学生時代に学んだ記憶がある方も多いかもしれません。

5W1Hはビジネスの現場でも多く活用される基本のフレームワーク。口頭での伝達や報告書作成のほか、マーケティング戦略を立案する際にも用いられます。

5W1Hの意味の解説と、マーケティングや文章作成における使い方について紹介します。

ビジネスにおける基本のフレームワーク「5W1H」

5W1Hとは、情報整理のための基本フレームワークです。

口頭や文章での情報伝達の際に活用されるほか、マーケティング戦略の計画設計や検討のためにも利用されます。

5W1Hは以下6つの単語の頭文字に由来する用語です。

When:いつ
Where:どこで
Who:だれが
What:なにを
Why:なぜ
How:どのように

活用の目的によって異なりますが、物事を考える際にこれら6つの要素に情報を当てはめて整理することで、他者への適切な情報伝達や戦略的な情報分析が可能になります。

また状況に合わせて、How muchもしくはHow many(どのくらい)を1つ加えた、5W2Hが用いられる場合もあります。

マーケティングにおける5W1H

マーケティングでは、各種施策を検討する際に5W1Hを活用します。

6つの要素は先ほどと同じですが、マーケティングにおいては以下の意味をもつ要素として理解するとよいでしょう。

When:施策はいつ行うのか
Where:どの市場(ターゲット)を対象に施策を行うのか
Who:だれが施策を実施するのか
What:どのようなな施策を行うのか
Why:施策の目的は何か(なぜ行うのか)
How:どのような方法で実施するのか

これらを考える際には、5W1Hのすべてを網羅し、また重複なく設定されていることが重要です。

計画が明確になることで検討がしやすく、決定後も正確に計画を共有することが可能でしょう。

またマーケティング戦略で5W1Hを活用する際には、考える順番を意識することが大切です。

例えば上記のように、When、Where、Who、What、Why、Howの順でマーケティング戦略を考えた場合はどうでしょうか?

一度試してみるとわかると思いますが、上記の順では非常に考えにくいはず。

なぜなら、5W1Hを効果的に活用するためには単に網羅すればよいわけではなく、正しい順序で考える必要があるからです。

マーケティングにおける5W1Hの順番

5W1Hを効果的に使うためには、どのような順番で要素を考えていけばよいのでしょうか。

正しい順番を確認していきましょう。

1.Why
どのような施策を行う場合にも、必ず目的があるはずです。

そのため1番目には「Why」を考え、「この施策をなぜやるのか?」「何のためにやるのか?」について決める必要があります。

Whyを明確にしておけば、ほかの要素を考える際はもちろん、施策の見直しなどが必要になった場合においても、本来の目的を見失わずに検討することができるでしょう。

2.How
2番目に考えることは、施策を行う方法です。さまざまな方法が検討されるはずですが、Whyの目的に沿って考えることで最適なHowを見つけることができます。

3.Who
WhyとHowが決まれば、次はWhoを考えます。

すでに目的と方法が決まっているため、誰がやるか(誰なら実現できるか)も自ずと決まるはずです。

4.What
続いて決めることは、具体的な施策の詳細です。

方向性は1~3で決まっているはずですので、その中から効果的な施策を検討しましょう。

5~6.WhenもしくはWhere
施策が具体的になれば、それに合わせる形で5~6は自然に決まります。

5W1Hの順番を意識せずに施策の検討を始めてしまうと、実行性の低い計画になったり、施策の目的を見失ったりする可能性が生じます。

実現可能であり、効果的な施策を検討するためには、必ずWhyから順に始めるようにしましょう。

文章や報告書を作成するときの5W1H

情報伝達に5W1Hを活用すると、伝えたい内容を適切に届けることができます。

会話はもちろん文章で伝える場合にも、5W1Hを意識すると分かりやすい文章を作成することができます。

営業報告で5W1Hを使う例

営業担当Aさんの営業活動報告を5W1Hを使って整理してみましょう。

文章で報告する場合と5W1Hで報告する場合の例を紹介しますので、どちらが分かりやすいかを比較しながら、内容を確認してみてください。

<文章で報告する場合>

B社から自社商品(セキュリティサービス)への問い合わせを受け、2017年11月1日(水)に訪問。
B社の社内SE・山田さんにヒアリングを行うと、現在は市販のセキュリティソフトを新しい社員が入社する度に購入しており、バラバラのソフトを使用しているとのこと。
ライセンスや期限等の管理はできていない。
今後社員が増える予定もあるため、今のうちに全社的にセキュリティ環境を統一・向上させ、従業員数が増減しても管理しやすいサービスを利用したいと考えている。
これらの話を受けて、クラウド型のセキュリティサービスCを提案。
商品Cは各パソコンへのインストールが不要でアカウント設定や解除のほか、セキュリティ状況が担当者側で一元管理できるため、そのメリットを伝えるべくデモ画面を見ながら提案を行った。

<5W1Hで報告する場合>

When:2017年11月1日(水)
Who:営業担当・A
Where:B社(社内SE・山田様)
What:商品Cを提案
Why:全社的にセキュリティ環境を統一・向上させ、かつ従業員数が増減しても担当者が管理しやすいサービスを求めている
How:商品Cのデモ画面を一緒に操作しながらサービス説明を行い、アカウント設定や解除の他、セキュリティ状況が担当者側で一元管理できるクラウド型を利用すれば現状の課題を解消できると提案

上記の通り5W1Hに沿ってまとめると、情報をもれなく簡潔に整理できることがわかります。

さらにHow muchやHow many を追加することで、予算や規模を明確にすることも可能です。

文章作成における5W1Hの例

5W1Hが網羅されていない文章では、相手に情報の一部が伝わらない場合があります。

以下の例文を参考に、文章作成における5W1Hを確認しましょう。

<例文>
東京在住のAさんは親戚に会うため、8月に京都へ行きました

<5W1H>
When:8月
Who:東京在住のAさん
Where:京都へ
What:(会いに)行った
Why:親戚に会うため
How:???

文章を5W1Hに当てはめてみると、Howが抜けていることに気づいたはずです。

例文のままでは、Aさんが親戚に会うためにどうやって京都へ行ったのかが不明であり、文章を読んだ人には交通手段についての情報が伝わりません。

例えば、新幹線であれば東京から京都まで約2時間で到着しますが、バスであれば約8時間かかるため、交通手段の情報があれば読み手が受け取る印象は大きく変わるはずです。

またAさんが自身で運転して京都まで行った可能性もあり、情報が不足していることによって読み手が誤った推測を行うことも考えられます。

このようにHowが文章からモレているだけでも、相手が受け取る情報の質には大きな差が生まれるということです。

ここでは5W1Hの一部が不足している例を紹介しましたが、きちんとすべてが記述されていれば、抜けモレのない情報と考えてよいでしょう。

報告書などで文章を作成する際には、作成後に5W1Hの要素にモレがないかを確認してから提出することをおすすめします。

誰かに何かを伝えたい状況は、さまざまなシーンで存在します。

5W1Hを意識すると情報が整理されるため、口頭でも文章でもより伝わりやすい内容にすることが可能です。

また5W1Hは応用の幅が広く、思考をする際のツールとしても便利。

第三者に伝える場合以外でも使う習慣を身につけると、情報整理が早くなり物事を客観的に捉える力も磨かれるのではないでしょうか。

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